Manual para organizar EVENTOS y ACTOS ESCOLARES

MANUAL PARA ORGANIZAR

EVENTOS y ACTOS ESCOLARES

Cristian Fonseca / Mariano Moreno Educación Superior

 

En el marco de su 40º Aniversario, Mariano Moreno acerca este manual práctico para directivos, docentes, profesionales de la comunicación y todos aquellos interesados en organizar actos y eventos. Desarrollado por el profesor Cristian Fonseca, que durante 20 años consecutivos ha planificado las Ceremonias de Colación de la institución, habiendo obtenido siete premios Eikon en las categorías Eventos y Sustentabilidad Educativa.

 

 

Cristian Fonseca

Comunicador Institucional. Relacionista Público. Diseñador Gráfico y Organizador Profesional de Eventos. Docente de las cátedras: Eventos Empresariales y Sociales, Relaciones Públicas, Comunicación Visual y Audiovisual, Marketing, Psicosociología Aplicada a los Eventos, Publicidad y Difusión, Prácticas Profesionalizantes, Ceremonial y Protocolo de la carrera Técnico Superior en Organización de Eventos y Gestión  de Servicios Culturales en Mariano Moreno. Fue uno de los profesores que inició la carrera en el año 2007, desempeñándose también como Director de Carrera y Responsable de Tesis.

Es docente en otras instituciones educativas universitarias y de nivel superior de la provincia.

Durante los años 2001 y 2012  fue Jefe del Departamento de Extensión y Relaciones Públicas de Mariano Moreno.

Actualmente es consultor, disertante, capacitador y director de su propia agencia dedicada a la comunicación institucional,  habiendo alcanzado ocho premios EIKON por la organización de eventos para la Fundación Universitaria Mariano Moreno. 

 

PROLOGO

A cargo de la Lic. Marcela Farré, Directora de las carreras de Comunicación en la Universidad Blas Pascal y miembros de la Comisión Directiva del CIRCOM (Círculo de profesionales de las comunicaciones institucionales y relaciones públicas de Córdoba).

 

Es un honor para mí tener la oportunidad de escribir el prólogo de esta excelente herramienta de trabajo, escrita por Cristian Fonseca. Como directora de la carrera de Comunicación Institucional en la Universidad Blas Pascal, estoy muy orgullosa de ver en este libro el fruto de la formación desarrollada por Cristian en nuestra institución, que se une a su enorme experiencia y trayectoria profesional.

El Manual para organizar eventos y actos escolares es altamente recomendable para quienes deben llevar adelante ceremonias exitosas en sus instituciones educativas. Pero también es una guía para posicionarlas ante la comunidad y otros públicos de interés, porque ofrece una visión integral y detallada de los elementos clave que deben tenerse en cuenta para planificar y ejecutar un evento de calidad.

Cristian Fonseca es un verdadero experto en su campo. Ha planificado Ceremonias de Colación en Instituto Mariano Moreno, en Córdoba, durante más de 20 años. El criterio comunicacional con el que encara estos eventos, lo llevaron a obtener cuatro premios Eikon en las categorías Eventos y Sustentabilidad Educativa.

En su Manual, Cristian Fonseca aborda los eventos como "hechos comunicacionales". Esto significa que son trabajados de manera estratégica como acciones propias de relaciones públicas, más allá de los presentes en el acto. El autor entiende que los eventos son una oportunidad para comunicar un mensaje y generar impacto en diferentes audiencias, ya sea en la prensa, posibles estudiantes o en la comunidad. Así, entiende la comunicación como un factor clave en la planificación.

El autor ofrece una visión integral y detallada sobre cómo diseñar acciones para lograr una repercusión positiva en la prensa y en la comunidad, lo que resulta fundamental para potenciar la imagen institucional y alcanzar los objetivos planteados.

Es importante mencionar que el Manual para organizar eventos y actos escolares de Cristian incluye una sección llamada "Modelos", en la que comparte casos reales con detalles de su realización, como piezas de invitaciones a autoridades, actividades originales e indicadores para medir resultados. Los casos presentados permiten una comprensión concreta de los procesos que deben tenerse en cuenta para organizar un evento de manera exitosa.

Siento especial satisfacción en poder presentar la obra de Cristian. No solo por este logro personal, sino también porque ha cursado sus estudios de licenciatura en la carrera que dirijo, Comunicación Institucional en la Universidad Blas Pascal. Así, esta tarea se vuelve inspiradora para toda nuestra comunidad. 

INTRODUCCION

El presente Manual Práctico para organizar eventos y actos académicos es una estrategia del Plan 40º Aniversario de Mariano Moreno Educación Superior, desarrollado para celebrar el aniversario de esta institución pionera entre otras propuestas, de la carrera Organización de Eventos en el interior del país.

Este hecho comunicativo busca compartir experiencias y conocimientos de estudiantes y profesores, proyectando así la misión de Mariano Moreno a la comunidad, enseñando con el ejemplo y manteniendo siempre su focalización en la práctica.

El modelo actual de enseñanza de la institución, apoyado en el desarrollo de proyectos educativos, propicia la creación de este libro-manual como una herramienta para aprender compartiendo, trascendiendo una mera publicación institucional, y acercando 20 años de experiencia en la organización de eventos que han sido reconocidos a nivel nacional con premios como el EIKON, organizados por Revista Imagen y el CIRCOM, que reconoce el trabajo que hacen comunicadores y comunicólogos, relacionistas públicos, periodistas, publicitarios, lobbystas y organizadores de eventos.

Como cada proyecto institucional, con éste se busca contribuir a la legitimación y reconocimiento de profesiones actuales que dejaron su estadio como simples oficios, y que hoy representan actividades productivas en el desarrollo económico de la provincia.

Con este libro, además de profesionalizar  la actividad y a sus realizadores, se busca mejorar la organización de todo tipo de evento, lugares de encuentro y comunión para la integración  y el aprendizaje. Estamos convencidos que no solo se enseña en las aulas sino en cada espacio institucional como los actos, verdaderos hechos ritualizados que van al rescate de nuestras tradiciones, costumbre y valores comunes.

En los últimos veinte años, las transformaciones tecnológicas y los cambios socio culturales, han desvirtuado el objetivo de los actos escolares y su planificación se ha vuelto una carga organizativa para muchos.  Aquellos, gestionados como un fin en sí mismo, necesitan de nuevas herramientas más eficientes y sobre todo adaptadas a las realidades de las instituciones  educativas y al comportamiento de los miembros de aquellas comunidades.

El poco tiempo para planificar, la carga de tareas a los profesores, el marcado nivel de desinterés de los estudiantes, la falta de compromiso de los familiares y el avance de la tecnología, requieren de nuevas habilidades para la organización de espacios más creativos, eficientes, integrales, inclusivos, sustentables y sostenibles, que lejos sean una carga para los maestros y se constituyan en lo que son, una verdadera oportunidad  para comunicar acercando, enseñando e integrando los intereses de todos los  miembros de la organización.

El manual práctico está organizado para acompañar el proceso de planificación de  eventos dentro de una institución educativa, cualquiera sea el tipo y alcance. Comienza con un marco teórico sobre comunicación, eventos, planificación y ceremonial.

Posteriormente, se describe cronológicamente los pasos para la planificación  del evento completándose con la sección “modelos” donde se adjuntan ejemplos de notas, cartas, diseños, contratos, permisos, declaraciones, auspicios, gacetillas y demás soportes y herramientas de gestión.

Po último, un glosario y la posibilidad,  en todos los casos, de ampliar los contenidos a través de la lectura de códigos QR vinculados con nuestros medios institucionales  que se actualizarán permanentemente.

Queremos agradecer la colaboración del Córdoba Conventions & Visitours Bureau, el Círculo Profesional  de Comunicadores Institucionales  y Relaciones Públicas de Córdoba y la Universidad Blas Pascal, y en especial a todos los estudiantes de las carreras de Organización de Eventos, Diseño Gráfico, Turismo y Hotelería que a lo largo de estos años han colaborado en la organización de nuestros eventos institucionales, en el marco de las prácticas profesionalizantes, siendo los verdaderos productores de estos encuentros, que se legitiman en cada acción y ponen en valor su verdadero objetivo: mejorar la calidad de vida de las personas haciendo inolvidables el encuentro. Adelante.

 

INDICE

Marco Teórico 

            Los eventos como hechos comunicacionales

            El evento

            Clasificación de los eventos

            El mix de la comunicación estratégica

            Planificación de la comunicación 

            Pilares de la organización de eventos 

            Organización y públicos 

            Ceremonial y protocolo         

Guía Práctica 

            Acciones antes 

            Acciones durante 

            Acciones después

Modelos 

Glosario 

Bibliografía 

 https://drive.google.com/file/d/1hgH4Bh9c2hTwO-Lggx0j5n1BmrRKAYDX/view?usp=sharing